Problem & Ausgangssituation

Der Vertriebsvorstand eines großen Handelsunternehmens analysierte mit seinem Führungs-Team, wie lange Kundentermine in der Regel dauern. Dabei kam man auf einen relativ geringen Zeitraum, in dem die Vertriebs-Mitarbeiter die Möglichkeit hatten, ihre Produkte vorzustellen. Der Einsatz von IT-Geräten darf daher kein „Zeitfresser“ sein, sondern muß schnell gehen und effektiv unterstützen. Standardisierte Vorgehensweisen und kurze Übertragungswege sollten zukünftig eine schnellere Abwicklung der Kundenaufträge ermöglichen. Die Anbindung der Geräte musste darüber hinaus sehr sicher sein, damit die Daten auf den Geräten und Zugangsmöglichkeiten in die Hauptverwaltung keine Probleme darstellen. Um die Vertriebsmitarbeiter bei ihrer Arbeit zu unterstützen, sollten sie zukünftig mit Smartphones und iPad´s ausgestattet werden.

Corporate Trust wurde beauftragt, ein Konzept für eine sichere Anbindung der mobilen Geräte zu erstellen.

Analyse & Feststellung

Im Unternehmen waren bisher nur Laptops im Einsatz, die bereits älter waren und auch nur mit teils veralteter Software ausgestattet war. Die Mitarbeiter im Vertrieb freuten sich zwar auf die neuen sog. Life-style-Geräte, waren aber nicht im Umgang mit der neuen Technik bzw. den Möglichkeiten für vertriebsunterstützende Maßnahmen vertraut. Es fehlte auch an einer entsprechenden Unternehmens-„App“, die es den Mitarbeitern ermöglichte, vor Ort sofort unkompliziert und einfach Kundenaufträge aufzunehmen. Das Thema Sicherheit und im Speziellen der Informationsschutz wurden bisher im Unternehmen nur unzureichend gelebt. Die meisten Mitarbeiter verließen sich darauf, dass die Unternehmensdaten durch die Arbeit der IT-Verantwortlichen gut geschützt seien.

Handlung & Erfolg

Corporate Trust erarbeitete zuerst mit der Unternehmensleitung eine Strategie zur Einführung der neuen Geräte. Dies beinhaltete sowohl die nötigen Schritte zur Erstellung einer eigenen „App“ für vertriebsunterstützende Maßnahmen, die Beschaffung der Geräte sowie die Anbindung an das Unternehmen. Dann wurden alle Vertriebsmitarbeiter mithilfe eines Online-Trainings zum Umgang mit den neuen Geräten geschult. Dabei wurden sie auch zu den Risiken durch Industriespionage sensibilisiert. Für den Umgang mit den mobilen Geräten wurde eine neue Sicherheits-Policy erstellt, die klar regelte, welche Konfigurationen auf den Geräten vorhanden sein sollten, wie die Mitarbeiter sie einsetzen durften und welche Anbindungen an das Netzwerk unter Sicherheitsaspekten erfolgen konnten. Das schönste für die Mitarbeiter war dabei vermutlich, dass Ihnen erlaubt wurde, auf den neuen Geräten auch private App´s zu verwenden. Dies schaffte eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern und förderte die Bereitschaft, die sicherheitsrelevanten Vorgaben umzusetzen.